co_ documents
Dokumente
Verwalten Sie Ihre Dokumente, Prozesse und Verträge papierlos, prozessorientiert und normgerecht!
Version: 5
Was ist co_documents?
Webbasiertes Dokumentenmanagementsystem zur papierlosen Dokumentenverwaltung
Bequemer und schneller Zugriff über Web-Browser und mobile Endgeräte
Automatisiere zentrale Verwaltung von Unternehmensdokumenten jeglicher Art (Anweisungen, Prozesse, Verträge…)
Internes Kontrollsystem mit Funktionstrennung zwischen den Rollen Redakteur, Autor, Prüfer und Freigeber
Verteilung der Inhalte über organisatorische Einheiten und geographische Kriterien
Einhaltung von Corporate Identity durch bereitstellen von Vorlagen für verschiedene Arten von Dokumenten.
Prozessnavigation mit Visio gestaltbar
Einfache Abbildung auch komplexer Firmenstrukturen
Verweisliste, mitgeltende Unterlagen und separate Abbildung von Normen und Regeln
Automatische Aktualisierung des Personalstamms aus dem LDAP/Active Directory
Komfortable Anbindung vertrauter Office Produkte
Digitales Signieren
Professionelle Prozesse und modernes Qualitätsmanagement
Die Anforderung an die Steuerung von Unternehmen einerseits und das Management der Produkt- und Servicequalität andererseits erfordern eine zuverlässige und kontrollierte Informationsbasis und klar definierte Kommunikationskanäle.
co_documents strukturiert und beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse. Gezielte Dokumentenlenkung nach einer speziell entwickelten, vierstufigen Methodik dämmt die heutige Informationsflut ein und informiert automatisiert, individuell und bedarfsgerecht. Überflüssige und produktivitätshemmende Informationsströme werden vermieden – der erforderliche Informationsaustausch läuft autorisiert, effizient und revisionssicher.
Durch bewährte Workflows stellt co_documents ein wichtiges Instrument des internen Kontrollsystems dar und bildet eine verlässliche Grundlage für die Informationsverteilung im Unternehmen. Berechtigungs- und Rollenkonzept sorgen für Funktionstrennung. Autoren, Prüfer und Freigeber werden durch eine kontextbezogene Benutzerführung gelenkt.
co_documents verwaltet und verteilt Ihre Dokumente für jeden Teil der Organisationseinheit und entlastet damit von aufwendigen Administrationsprozessen. Produktionsverfahren und Abläufe werden mit den erforderlichen und aktuellen Dokumenten versorgt.
Die Anwendung unterstützt Sie somit im Audit und Zertifizierungsprozess und erlaubt den revisionssicheren, normenkonformen Nachweis der Mitarbeiterinformation.
Sparen Sie Zeit und Kosten
co_documents bietet eine einheitliche und zentrale Informationsbasis für alle Mitarbeiter. Die schnelle Verfügbarkeit und das schnelle Auffinden der Dokumente über Navigationsstrukturen – wie „Mein Geltungsbereich“, „Favoriten“, „Kategorien“, „Artikel/Produkte“ und „Schlagwörter“ – sowie Suchfunktionen, ermöglicht ein effizientes Arbeiten. Die Anwender sehen immer nur die aktuellste Version des Dokuments. Obsolete Dokumente werden automatisch aus dem Verkehr gezogen.
Verschiedene Daten können anhand von Textmarken (z.B. gültig ab Datum, Autor, mitgeltende Unterlagen) automatisch in die Dokumente eingetragen werden.
Die automatisierten Mechanismen für die Erstellung, Bearbeitung, Freigabe und Verteilung der Dokumente ermöglicht eine strukturierte und effiziente Dokumentverwaltung.
Organisation
Verpassen Sie keine Fristen oder Termine durch die Wiedervorlage von Dokumenten (z.B. Verträgen).
Über die Leitungsfunktion bewahren Sie die Kontrolle über die offenen Aufgaben (Wiedervorlage, Prüfung…) ihrer Teammitglieder. Somit können Sie Ihre Ressourcen optimal einteilen und vermeiden Verzögerungen bei der Bearbeitung von Dokumenten.
Die Dokumente können über mitgeltende Unterlagen mit anderen Dokumenten (z.B. Verträgen, Normen) verknüpft werden. Das System unterscheidet hier zwischen übergeordneten und mitgeltenden Unterlagen.
Der fünfstufige Verteilungsmechanismus ermöglicht eine individuelle und bedarfsgerechte Informationsverteilung über Organisationseinheiten. Die höchste Stufe ist hier die aktive Kenntnisnahme von Dokumenten durch den Anwender. Für Dokumente steht – z.B. im Rahmen von Arbeitsschutz – eine periodische Kenntnisnahme zur Verfügung.
Kontrolle und Risikomanagement
Die Auswertung von Prozessen, Richtlinien und Arbeitsabläufen erfolgt über das Reporting-Modul.
Dieses liefert Ihnen einen Überblick über den Status und die Aktualität Ihrer Dokumente. Unnötige und doppelte Dokumente können ebenfalls schnell lokalisiert und entsprechender Handlungsbedarf eingeleitet werden.
Der Bearbeitungsstand der Dokumente ist transparent und nachvollziehbar anhand von Log-Einträgen und Versionierung. Die Daten werden revisionssicher abgelegt. Sie haben die Möglichkeit jederzeit nachzuweisen WER, WANN, WAS gemacht hat.